สัปดาห์ที่ 6 การทำใบเสนอราคาในโปรแกรม Excel

เทคนิคการทำใบเสนอราคาให้โดนใจลูกค้า

         การทำใบเสนอราคาเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างยิ่ง ลูกค้าตัดสินใจซื้อหรือไม่ซื้อ ใบเสนอราคามีผลต่อการตัดสินใจไม่น้อยเลยทีเดียว คุณลองคิดดูว่าถ้าสินค้าเหมือนกัน บริการเหมือนกัน ราคาเท่ากัน ระหว่างบริษัทที่ออกใบเสนอราคาที่ใช้ซอฟท์แวร์กับบริษัทที่ออกใบเสนอราคาด้วยการเขียนด้วยมือ เขาจะเลือกตัดสินใจซื้อจากบริษัทไหน ? 

          ผมกำลังจะบอกคุณว่านับจากวันที่คุณได้ตัดสินใจมาทำธุรกิจ คุณต้องใส่ใจในรายละเอียดทุกเม็ดทุกขั้นตอน คุณต้องเป็นคนสมบูรณ์แบบ ต้องใส่ใจและพิถีพิถันในการทำงานทุกขั้นตอน คุณควรทำเสนอราคาโดยโปรแกรมบัญชีหรือโปรแกรม Sale Automation เพราะสามารถอ้างอิงใบเสนอราคาไปทำ Sale Order หรือจะนำไปออก Invoice หรือออกใบกำกับภาษีได้เลย ไม่ต้องเสียเวลามาบันทึกข้อมูลใหม่อีกรอบ ผมไม่แนะนำให้ออกใบเสนอราคาโดยใช้โปรแกรม Word หรือ Excel เพราะคุณจะเสียเวลาอีกมากในการเอาข้อมูลไปทำบัญชีต่อไป

ใบเสนอราคาที่ดีควรทำดังนี้

● ใบเสนอราคาควรมีโลโก้ที่สวยงาม ชัดเจน  อย่าใส่โลโก้ที่มีรูปภาพเบลอๆ ไม่คมชัด ดูแล้วไม่มี Image

● ใบเสนอราคาควรมีชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทร Email เพื่ออำนวยความสะดวกในการติดต่อของผู้ซื้อ

● ใบเสนอราคาต้องให้โปรแกรม Running เลขที่เอกสารให้ด้วย ถ้าคุณไปใช้ Word หรือ Excel จะไม่สามารถ
    Running เลขที่เอกสารให้คุณได้ ทำให้คุณเสียเวลามาใส่เลขที่เอกสารเอง ต้องกลับไปดูว่าเราเคยออก
    ใบเสนอราคาถึงเลขที่เท่าไหร่แล้ว

● ใบเสนอราคาควรใส่ชื่อผู้ติดต่อไว้ด้วยเพราะในครั้งต่อไปคุณจะได้ทราบว่าคุณต้องติดต่อกับคนชื่ออะไร โปรแกรม
    ที่ดีต้องสามารถทราบด้วยว่า เขาทำงานตำแหน่งอะไร มีอำนาจในการตัดสินใจได้มากน้อยเพียงใด

● ใบเสนอราคาควรใส่ชื่อ ที่อยู่ ของลูกค้าให้ถูกต้องเพราะเมื่อมีการตกลงซื้อขายกันแล้ว เอกสารใบเสนอราคาใบนี้
    จะต้อง Reference อ้างถึงเพื่อนำไปออกใบกำกับภาษี จะเป็นการเสียเวลาอย่างมากถ้าคุณออกใบกำกับภาษี
    ผิด เวลาส่งของลูกค้าบางรายอาจจะไม่รับสินค้าจากคุณเลยก็ได้ เขาจะบอกให้คุณไปแก้ไขใบกำกับภาษีให้
    ถูกต้องเสียก่อน และตอนที่คุณจะไปเก็บเงินจากลูกค้า ฝ่ายบัญชีจะปฏิเสธการจ่ายเงินให้คุณ คุณจำเป็นต้องไป
    แก้ไขใบกำกับภาษีให้ถูกต้อง คุณทราบหรือไม่ว่าใบกำกับภาษี 1 ชุดต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าไหร่ เท่าที่ผมกะ
    โดยประมาณก็ชุดละ 5 บาท ถ้าคุณทำไม่ดี ทำผิดพลาด ค่าใช้จ่ายต่างๆ ค่าเสียโอกาสจะตามมาอีกมาก

● คุณควรระบุวันที่กำหนดส่งของให้ลูกค้าด้วยว่า คุณจะส่งของได้ในวันไหน หรือภายในกี่วันที่คุณได้รับใบสั่งซื้อ   

● คุณควรระบุกำหนดการยืนราคาว่าราคาที่คุณเสนอราคามีอายุกี่วัน Expire Date วันไหน เพราะสินค้าบางตัวมีการ
    ปรับราคาขึ้นลงอยู่ตลอดเวลา จะได้ไม่มีปัญหากับลูกค้าภายหลัง  ขอให้ทำทุกอย่างอยู่บนเอกสารให้ครบถ้วน
    ถูกต้องมากที่สุดเท่าที่จะทำได้

● จำนวนวันที่ให้เครดิตกับลูกค้าก็สำคัญ  คุณจะให้เครดิตกับลูกค้ากี่วันก็ใส่ลงไป

● รายการสินค้าที่คุณเสนอราคาต้องละเอียด ถูกต้อง ชัดเจน ทั้งจำนวนสินค้าและราคาต่อหน่วย % ส่วนลด จำนวน
    เงินส่วนลด มี Vat เท่าไหร่ มีส่วนลดท้ายบิลหรือไม่ มีเงื่อนไขอะไรเป็นพิเศษก็ใส่ลงไปให้ครบถ้วน

● ใบเสนอราคาที่ดีต้องมีช่อง ผู้อนุมัติซื้อ เพื่อให้ลูกค้าได้เซ็นต์ชื่อส่งกลับมาให้เราโดยทันที เป็นการปิดการขายอีก
    ทาง (ลองนึกดูนะครับตอนที่พนักงานขายประกันมานำเสนอขายประกันให้เรา พอเขาอธิบายแบบประกันเสร็จ
    เขาจะยื่นแบบประกันพร้อมส่งปากกาและช่องลงลายมือชื่อผู้ทำประกันให้เราเซ็นต์ทันทีโดยที่เรายังไม่ได้ทันตั้ง
    ตัว)

● ใบเสนอราคาควรมีช่องลายมือชื่อพนักงานขายและช่องผู้จัดการฝ่ายขายไว้ด้วย ช่องพนักงานขายจะมีประโยชน์
    ต่อลูกค้าเมื่อลูกค้าจำชื่อคุณไม่ได้ จะได้มาอ่านตรงนี้ว่าเขาได้ติดต่อกับพนักงานขายคนไหน ส่วนช่องผู้จัดการ
    ฝ่ายขายคุณควรจะต้องมีเพราะมันเป็นภาพลักษณ์ที่ดีของคุณด้วย หลายคนถามผมว่าบริษัทไม่มีผู้จัดการฝ่ายขาย
    จะต้องทำอย่างไร ผมก็บอกไปว่าไม่เห็นจะยากตรงไหน คุณเอาชื่อ MD หรือ GM หรือชื่อเจ้าของมาใส่ก็ได้
    เพราะคนเราสามารถทำงานได้ตั้งหลายตำแหน่ง เป็นได้ตั้งแต่ผู้จัดการยันภารโรง ไม่ได้ผิดอะไรตรงไหนใช่ไหม
    ครับ

Credit : คุณวิโรจน์ เย็นสวัสดิ์ | Facebook

แหล่งที่มา. http://helpfriends.softbankthai.com/Article/Detail/23409

ตัวย่างการทำใบเสนอราคาในโปรแกรม Excel